اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملا یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

 حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری ازعمده ترین ویژگی های به کارگیری اتوماسیون اداری است.

تعالی سازمان ها با اتوماسیون اداری:

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده ازروش های کند و مشکل ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند ، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است .

هر سازمانی برای انجام ماموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که موسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند. اتوماسیون اداری ،بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسرمی سازد. دراین فرایند، حذف مکاتبات کاغذی ، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان ، عملی می گردد.سیستم مکاتبات اداری به منظور مکانیزه نمودن مکاتبات در واحدهای مختلف اداری راه اندازی شده است. این سیستم مراحل مختلف گردش نامه از جمله نامه های ارسالی و دریافتی و کار با کارتابل های مختلف را انجام می دهد. هدف از پیاده سازی این سیستم ، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه در ادارات ، حذف کاغذ ،امکان کنترل گردش نامه و بررسی موقعیت نامه در هر زمان، امکان پیگیری نامه های ارجاع داده شده و یافتن نقاط گلوگاه گردش نامه که موجب توقف احتمالی نامه شده است ،بایگانی الکترونیکی ، بهره گیری از امضاء دیجیتالی و کارتابل الکترونیکی می باشد.

بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند “انسان فکر کند، ماشین کار کند”. ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است ، اما از طرف دیگر با وجود گذشت سالها از پیاده سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی کشورمان، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره وری در سازمانها شده است.

گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی:

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۱۱) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % ۳۰ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % ۷۰ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

تماس

دفتر مرکزی : تهران ، خیابان آزادی ، خیابان کارون ، پلاک ۶۹۷ ، واحد۲

387 190 66 - 392 190 66

444 378 66 - 426 873 66

78 60 66 36 - 026

SMS: 3000531247

Info@omidanco.com

نقشه

برای مشاهده بهتر، روی نقشه کلیک کنید.

ورود به سایت

همه حقوق برای فناوری اطلاعات و ارتباطات امیدان محفوظ است omidan ١٣٩2-١٣٨٨ ©